Organisation d’événements en 6  étapes

Publié par Bernard le

Organiser un événement personnel ou professionnel n’est pas toujours facile. Une bonne planification et le respect de quelques étapes sont nécessaires pour garantir sa réussite. Découvrez dans cet article6 astuces pratiques pour mener à bien l’organisation d’un événement spécial.

Choisir une thématique

Qu’il s’agisse d’une soirée d’anniversaire, d’une fête de fiançailles ou encore d’une soirée d’entreprise, il est essentiel de choisir un thème spécifique pour son organisation. Outre le dress code, cela vous permettra de définir la décoration de la salle de réception, le menu souhaité, etc. Grâce à cela, les invités auront également le sentiment de découvrir de nouvelles choses et de vivre une nouvelle expérience.

Établir un planning

Établir un planning est capital pour l’organisation d’une fête quelle qu’elle soit : sélectionner un service traiteur, définir à l’avance l’animation et l’ambiance souhaitée… Il est essentiel de tout planifier pour éviter les mauvaises surprises et trouver les meilleurs prestataires. Sachez que leurs emplois du temps sont souvent très serrés.

Confirmer le nombre des invités

Définir le nombre exact des invités est tout aussi important que l’élaboration du planning d’organisation. Cela vous permettra de définir les détails importants de votre événement, à savoir le genre de salle qu’il vous faut, la logistique, etc. Ainsi, vous pourrez également définir un devis précis de votre fête et éviter les dépenses inutiles. Nous vous recommandons de toujours prendre une marge dans la définition du nombre des invités pour vous préparer aux imprévus. Par exemple, si vous pensez convier 90 personnes, votre marge devra être de 95 à 100 personnes. De cette manière, vous serez préparés à toutes les éventualités.

Ne pas tout faire soi-même

Quelle que soit le type d’événement, l’erreur fondamental à ne pas commettre est de vouloir tout faire soi-même. N’hésitez pas à déléguer les tâches importantes (menu, animation, etc.) à des professionnels . En plus de vous décharger d’un poids et de vous déstresser, cela vous permettra de profiter pleinement de l’organisation de votre soirée. Vous serez détendus et vous vous amuserez avec vos invités durant la fête.

Choisir le lieu de réception à temps

Le choix de la salle de réception figure parmi les premières tâches les plus importantes que vous devrez faire durant l’organisation d’une soirée. Une fois la date, le nombre des invités et le thème de l’événement fixés, vous devrez passer à la réservation du lieu de réception. Les événements sont nombreux et souvent, les meilleures salles sont prises. Certains prestataires recommandent de faire la réservation au moins 2 semaines avant l’événement. Prenez le temps de bien choisir. Pour une location de salle à Ahunstic, par exemple, n’hésitez pas à faire le tour de la ville pour trouver l’endroit qui correspond le plus à vos besoins et à l’esprit de la fête. Si vous recherchez un endroit convivial pour vos événements personnels et professionnels, nous vous recommandons XYZ bistro sportif. Le restaurant vous propose un cadre chaleureux au cœur de Montréal avec une équipe de professionnels à votre service pour assurer le bon déroulement de votre événement. Par ailleurs, vous pouvez aussi compter sur le service traiteur de l’établissement. Le chef saura épater vos convives avec ses délicieuses et gourmandes spécialités.

Prévoir un plan B

Quand vous organisez une soirée, pensez toujours à prévoir un plan B. Par exemple, si votre événement se déroule en extérieur, il est essentiel que les invités puissent s’abriter en cas de pluie. L’idéal est d’anticiper tous les incidents possibles et d’en prévoir les solutions les plus appropriées.

En résumé, l’organisation d’un événement privé ou professionnel n’est pas toujours facile. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un gala, d’un banquet ou d’une soirée d’entreprise, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour garantir la réussite de la fête.

 


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