Le banquet constitue un bon moyen de célébrer un événement majeur. Il peut s’agir de la cotation en bourse de votre société, de l’acquisition de nouveaux marchés, etc. Toutefois, son organisation n’est pas aisée, car plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Petit tour d’horizon sur les étapes de l’organisation d’un banquet.
La détermination de la date
Le choix de la date est crucial dans l’organisation de votre banquet. En effet, il faut que le moment soit opportun. De plus, il est important de vous assurer que le lieu choisi pour la cérémonie soit disponible le jour venu.
En outre, le choix de la date détermine la disponibilité de vos invités pour le banquet. En effet, plus tôt la date sera définie, mieux ce sera pour vos convives, qui pourront alors aménager leurs plannings.
Il est important que la date que vous avez choisie ne coïncide pas avec la tenue d’une rencontre sportive ou d’un événement culturel majeurs, afin de rassembler le maximum d’invités. En effet, la tenue d’un événement de grande ampleur peut compliquer la recherche du lieu idéal pour votre banquet, car les meilleurs endroits risquent d’être très prisés.
L’élaboration du budget
La définition du budget constitue une autre étape importante dans l’organisation de votre banquet. En effet, il est important de le respecter, pour pouvoir rester dans vos frais. De nombreux paramètres entrent en considération dans l’élaboration du budget, à commencer par la location de la salle, le coût de la prestation du traiteur, les services du décorateur, etc. N’hésitez pas à demander des devis pour avoir un aperçu des différents tarifs.
Le bouche à oreille constitue aussi une bonne option pour connaître les prestataires qui proposent les tarifs les moins onéreux, mais qui fournissent des prestations de qualité. Vous pouvez par exemple vous informer auprès de personnes ayant récemment organisé un banquet.
Sachez toutefois que des imprévus peuvent toujours survenir, et qu’il est possible que vous ayez à revoir à la hausse votre estimation initiale des coûts. Ainsi, il est important de prévoir une marge importante dans votre budget.
Le choix de la salle
Le choix de la salle de réception est primordial. En effet, il est nécessaire qu’elle réponde à vos critères. De plus, plusieurs points importants sont à prendre en compte dans votre prise de décision.
Dans un premier temps, il faut déterminer si la salle possède les dimensions nécessaires pour recevoir un nombre important d’invités. Ensuite, vous devez vous assurer que l’endroit soit facilement accessible pour vos convives. Evitez les lieux trop éloignés ou trop enclavés qui pourraient les inciter à ne pas venir.
La température joue également un rôle important. Ainsi, pensez à éviter les salles trop fermées et présentant très peu de dispositifs d’aération, au risque d’exposer vos invités à une chaleur étouffante. Privilégier autant que possible les endroits situés en bord de mer, afin de faire profiter vos convives de l’air marin, ainsi que d’une vue sur l’océan.
Le menu
La nourriture est un élément incontournable dans le cadre de l’organisation d’un banquet. De ce fait, il est primordial d’y porter une attention particulière. Votre traiteur vous proposera un menu adapté à votre budget, mais vous pouvez également lui faire des suggestions.
Assurez-vous que les plats conviennent à tous vos convives. Certains peuvent par exemple suivre un régime particulier pour des raisons médicales, tandis que d’autres ne consomment pas certains aliments pour des motifs religieux. Il est important que chaque invité puisse se restaurer convenablement. Pour cela, il convient de leur demander une confirmation de leurs choix avant la date du banquet.
Vous devez également vous assurer que la quantité de nourriture proposée soit suffisante. En effet, il faut que vous vous rendiez auprès de votre prestataire pour demander un échantillon de chaque plat, afin de constater de visu la quantité proposée.
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Organiser un banquet : les étapes à suivre
Publié par Bernard le
Le banquet constitue un bon moyen de célébrer un événement majeur. Il peut s’agir de la cotation en bourse de votre société, de l’acquisition de nouveaux marchés, etc. Toutefois, son organisation n’est pas aisée, car plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Petit tour d’horizon sur les étapes de l’organisation d’un banquet.
La détermination de la date
Le choix de la date est crucial dans l’organisation de votre banquet. En effet, il faut que le moment soit opportun. De plus, il est important de vous assurer que le lieu choisi pour la cérémonie soit disponible le jour venu.
En outre, le choix de la date détermine la disponibilité de vos invités pour le banquet. En effet, plus tôt la date sera définie, mieux ce sera pour vos convives, qui pourront alors aménager leurs plannings.
Il est important que la date que vous avez choisie ne coïncide pas avec la tenue d’une rencontre sportive ou d’un événement culturel majeurs, afin de rassembler le maximum d’invités. En effet, la tenue d’un événement de grande ampleur peut compliquer la recherche du lieu idéal pour votre banquet, car les meilleurs endroits risquent d’être très prisés.
L’élaboration du budget
La définition du budget constitue une autre étape importante dans l’organisation de votre banquet. En effet, il est important de le respecter, pour pouvoir rester dans vos frais. De nombreux paramètres entrent en considération dans l’élaboration du budget, à commencer par la location de la salle, le coût de la prestation du traiteur, les services du décorateur, etc. N’hésitez pas à demander des devis pour avoir un aperçu des différents tarifs.
Le bouche à oreille constitue aussi une bonne option pour connaître les prestataires qui proposent les tarifs les moins onéreux, mais qui fournissent des prestations de qualité. Vous pouvez par exemple vous informer auprès de personnes ayant récemment organisé un banquet.
Sachez toutefois que des imprévus peuvent toujours survenir, et qu’il est possible que vous ayez à revoir à la hausse votre estimation initiale des coûts. Ainsi, il est important de prévoir une marge importante dans votre budget.
Le choix de la salle
Le choix de la salle de réception est primordial. En effet, il est nécessaire qu’elle réponde à vos critères. De plus, plusieurs points importants sont à prendre en compte dans votre prise de décision.
Dans un premier temps, il faut déterminer si la salle possède les dimensions nécessaires pour recevoir un nombre important d’invités. Ensuite, vous devez vous assurer que l’endroit soit facilement accessible pour vos convives. Evitez les lieux trop éloignés ou trop enclavés qui pourraient les inciter à ne pas venir.
La température joue également un rôle important. Ainsi, pensez à éviter les salles trop fermées et présentant très peu de dispositifs d’aération, au risque d’exposer vos invités à une chaleur étouffante. Privilégier autant que possible les endroits situés en bord de mer, afin de faire profiter vos convives de l’air marin, ainsi que d’une vue sur l’océan.
Le menu
La nourriture est un élément incontournable dans le cadre de l’organisation d’un banquet. De ce fait, il est primordial d’y porter une attention particulière. Votre traiteur vous proposera un menu adapté à votre budget, mais vous pouvez également lui faire des suggestions.
Assurez-vous que les plats conviennent à tous vos convives. Certains peuvent par exemple suivre un régime particulier pour des raisons médicales, tandis que d’autres ne consomment pas certains aliments pour des motifs religieux. Il est important que chaque invité puisse se restaurer convenablement. Pour cela, il convient de leur demander une confirmation de leurs choix avant la date du banquet.
Vous devez également vous assurer que la quantité de nourriture proposée soit suffisante. En effet, il faut que vous vous rendiez auprès de votre prestataire pour demander un échantillon de chaque plat, afin de constater de visu la quantité proposée.
Des sociétés spécialisées dans l’organisation de banquets se chargeront de ces détails, pour vous éviter tout stress. N’hésitez pas à solliciter leurs services.
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