Soirée d’entreprise : comment l’organiser ?
Pour réunir ses collaborateurs et augmenter la motivation de toute l’équipe, rien de tel que d’organiser une soirée d’entreprise. Mais celle-ci est également idéale si vous souhaitez lancer un nouveau produit ou un nouveau service. Dans tous les cas, pour assurer la réussite de son organisation et la rendre inoubliable, il est important de tenir compte d’un certain nombre de points et de suivre quelques étapes. Les voici !
Commencez par définir l’objectif de la soirée
Lorsque vous vous lancez dans l’organisation d’une soirée, il est toujours facile de s’attacher aux détails. Mais tous les projets ont besoin d’une vision d’ensemble avant de se plonger dans les détails.
Réfléchissez à ce que vous voulez que vos collègues et vos investisseurs retirent de l’événement. Ainsi, posez-vous la question avant de passer à la prochaine étape. S’agit-il d’une fête à la veille de Noël ? d’une soirée pour renforcer l’esprit d’équipe ? d’un lancement de produit ? Etc.
Dressez une liste des éléments essentiels
Une fois que vous avez une idée générale de ce que doit être l’événement, il est temps de segmenter votre plan. Déterminez chaque élément nécessaire à la réussite de la soirée :
- Le lieu
- Le type de décoration
- La nourriture et les boissons
- Les animations
- L’outil de communication à utiliser
- Les moyens de transport si besoin, etc.
Fixez un budget
Vous n’êtes peut-être pas en mesure de fixer votre propre budget pour l’événement. Ce n’est pas grave. Vous pouvez faire avec ce que vous avez. Soyez tout simplement réaliste et laissez 10 % en réserve.
Une fois que vous savez avec quel budget vous pouvez travailler, il est temps de recueillir des devis. Comparez les coûts de différents lieux, traiteurs, animateurs et tout ce dont vous avez besoin pour l’événement.
Plus tôt vous réserverez l’un d’entre eux, plus vous aurez de chances d’obtenir un bon prix. Sinon, vous devrez négocier du mieux que vous le pourrez.
Choisissez une date
Si vous êtes en mesure de choisir la date, c’est le bon moment pour le faire. Mais sachez que la date que vous fixez peut être influencée par ces facteurs :
les personnes que vous souhaitez voir participer (et le délai de préavis dont elles ont besoin).
- le temps qu’il faudra pour tout préparer
- le moment où vous lancez le produit ou le service
- le moment où le lieu est disponible
Conseil : Fixez une date provisoire. Vous devrez probablement l’ajuster légèrement une fois que vous aurez trouvé le lieu approprié.
Trouvez un lieu
Quel que soit le type de soirée que vous organisez, vous aurez besoin d’un endroit où les invités pourront se réunir. La recherche d’un lieu peut être stressante et peut facilement impacter votre budget.
Lorsque vous évaluez différents lieux, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Quel est le nombre d’invités ?
- Est-il assez grand pour accueillir le nombre de participants ?
- Quel est le montant de l’acompte à verser ?
- Quelles sont les politiques d’annulation et de remboursement ?
Comme nous l’avons dit, il est préférable de réserver la salle le plus tôt possible pour obtenir le meilleur prix possible.
Constituez une équipe organisatrice
Vous aurez peut-être besoin de plus d’une paire de mains pour faire de votre événement un succès. Même s’il s’agit d’une soirée à petite échelle, il est toujours utile d’avoir une équipe avec laquelle travailler.
Si votre budget ne vous permet pas d’engager des organisateurs événementiels, essayez de persuader vos employés de participer. Ils pourront même être ravis de faire partie de l’organisation. Alors, lancez-vous !
En bref, organiser une soirée d’entreprise n’est pas aussi difficile que vous ne le pensez. Il faut juste bien respecter ces étapes et vous pourrez la réussir comme il faut.
