Organiser un dîner dansant : les clés pour réussir

Publié par Bernard le

Organiser un dîner dansant : les clés pour réussir

Que ce soit une réunion entre proches ou collègues ou autres, toutes les occasions sont bonnes pour organiser un dîner dansant et faire plaisir à vos invités. Avec de la musique et de la danse, les soirées deviennent plus amusantes et plus mémorables. Cela dit, la préparation est toujours de rigueur si vous souhaitez que l’événement soit une réussite. À travers ces quelques lignes, nous vous partageons les clés pour réussir votre dîner dansant.

Définir le budget pour l’organisation de votre dîner dansant

La question du budget est cruciale dans n’importe quel projet que vous souhaitez entreprendre. Il en va de même lorsqu’il s’agit de l’organisation d’un dîner dansant. En définissant le budget que vous allouerez à l’événement, veillez à bien le répartir entre les diverses prestations nécessaires pour le bon déroulement de la soirée.

Pour vous donner une idée de la somme à préparer, sachez qu’un dîner dansant digne de ce nom vous coûtera environ 4100 euros pour une cinquantaine d’invités, voire plus (ou moins) selon les prestataires que vous engagerez. Comptez notamment 1500 euros en moyenne pour la location du lieu de réception, 700 euros pour l’animation musicale, 1500 euros pour le traiteur, 300 euros pour la décoration et 100 euros pour les invitations.

Dresser la liste des invités à votre dîner dansant

Ensuite, vous pouvez faire la liste des personnes que vous souhaitez convier à votre soirée, en gardant en tête le nombre maximum d’invités que le budget alloué vous permet. Gardez toujours une petite marge en plus ou en moins concernant les places parce qu’il arrive souvent que les gens ne puissent pas venir à cause d’imprévus de dernières minutes. Comprenez aussi que certains invités voudront venir avec leur +1.

Réserver le lieu adapté pour votre dîner dansant

Après la définition du budget et de la liste des invités, vous pouvez vous lancer dans la recherche de la salle de réception qui convient à votre dîner dansant. En cherchant assez, il est possible de trouver des lieux uniques à petits prix et ainsi impressionner les invités. Parmi les critères à prendre en compte, il y a la capacité d’accueil de l’espace, l’accessibilité et le confort. Vérifiez également s’il y a des restrictions sonores et horaires pour la musique et s’il y a un coût en cas d’heures supplémentaires.

Pour profiter d’un tarif réduit, vous pouvez solliciter une agence qui propose en même temps la location de salle de réception, la décoration, le service traiteur et l’animation musicale.

Engager le prestataire pour l’animation musicale de votre dîner dansant

La musique dictera l’ambiance tout au long de votre dîner dansant. Entretenez-vous à l’avance avec le groupe de musique et le DJ qui animeront la soirée pour définir le style musical que vous souhaitez écouter durant l’événement. Bien qu’il soit possible de définir à l’avance la playlist, les véritables professionnels de l’animation musicale sauront déterminer le type de musique selon l’évolution de votre dîner dansant.

Choisir un bon service traiteur pour votre dîner dansant

Un des choix les plus importants à faire quand vous organisez un dîner dansant est celui du service traiteur. Il est fortement recommandé de contacter plusieurs traiteurs et d’effectuer une dégustation de leurs plats. Tenez aussi compte des avis des personnes qui les ont déjà engagés pour déterminer la qualité de leurs services.

Une fois votre choix fait, n’oubliez pas de transmettre les spécificités et autres restrictions alimentaires de vos convives (allergies, régimes médicales, végétariennes, etc.).

Anticiper la fin de votre dîner dansant

Un point important que les organisateurs de dîner dansant oublient souvent est la fin de l’événement. Tous les invités ne pourront pas venir en voiture ou ne seront peut-être plus en état de conduire après la fête. Pour qu’ils gardent de bons souvenirs de la soirée, pensez à mettre en place des solutions de logement ou de transport pour ceux qui en auront besoin.