Organisation de séminaire : comment choisir la meilleure salle ?

Publié par Leon Berthelot le

organisation de séminaire

L’organisation de séminaire se passe en plusieurs différents volets. Vous devez penser aux fournitures à distribuer, à la restauration des participants et à mille et une autre chose. Mais rien de cela ne passe avant le choix de la salle. Cette étape capitale doit être réalisée avec le plus grand soin. Comment donc choisir la meilleure salle ?

Choisir en fonction du type de séminaire

Le choix d’une salle de séminaire doit tenir compte du thème de ce séminaire et de sa nature. En effet, une salle bien choisie peut plonger les participants dans le sujet ou au contraire, les distraire et détourner leur attention de l’essentiel.

Il est donc nécessaire de tenir compte de ce point pour choisir. Si votre séminaire porte sur la nature et sur l’environnement, il serait très adapté de choisir une salle vitrée donnant directement vue sur un lac ou un beau jardin. Un décor totalement en adéquation avec le thème. Pour les réunions d’affaires, vous pouvez opter pour un environnement plus urbain.

Choisir en fonction du nombre de participants

Il va de soi que pour prendre une salle pour un séminaire, vous devez tenir compte du nombre de personnes qui participeront à cet événement. Evitez aussi de choisir une salle comportant le nombre exact de participants. Il est toujours préférable de prévoir un excédent de place d’au moins 10 % au cas où il y aurait des invités de dernière minute.

Si la salle qui retient votre attention n’est pas meublée, pensez toujours à y installer les tables et les chaises qu’il faut pour avoir une idée réelle de sa contenance. Nous vous déconseillons de prendre une salle sans avoir une idée très claire de sa disposition finale.

De plus, si vous prévoyez des pauses-café, déjeuner ou autres, vous devez choisir une salle qui permet aussi non seulement d’installer un buffet, mais aussi d’y faciliter l’accès. Il vous faudra pour cela contacter un hôtel-restaurant. Vous pourrez ainsi louer la salle et payer la restauration à un prix d’ensemble.

Organisation de séminaire : choisir en fonction de la logistique de la salle

L’organisation de séminaire nécessitera forcément un minimum de matériel. Il serait bon d’opter pour les salles déjà équipées du matériel nécessaire pour ne pas avoir à les louer ailleurs.

Certains matériels comme les tableaux ne sont pas souvent installés dans les salles à louer pour les événements, car ces salles ne servent pas qu’à des rassemblements d’affaire. Les mêmes salles peuvent être utilisées pour des mariages, des communions, des anniversaires et autres événements festifs.

Cependant, plusieurs autres salles ont une installation très adaptée au séminaire. Elles sont équipées de podium, de micro, de vidéoprojecteur, d’un éclairage adapté et autres matériels fréquemment utilisés pour les séminaires.

Organisation de séminaire : choisir en fonction du prix de la salle

Pour finir, vous devez choisir votre salle en fonction de son coût. Bien évidemment, vous ne pourrez pas prendre une salle au dessus de vos moyens mais il est aussi inutile de prendre une salle trop chère même quand on en a les moyens.

Sachez que plusieurs salles sont chères pour rien. C’est-à-dire qu’elles n’offrent pas un bon rapport qualité/prix. Notez aussi que le coût de revient d’une salle ne se limite pas seulement au prix de la salle. Il faut y ajouter le prix de la location des tables et chaises (s’il faut les louer) et la location du matériel à utiliser dans la salle.

N’hésitez pas à négocier les prix en proposant par exemple des contrats de fidélité. Optez aussi pour les salles des hôtels-restaurants. En effet, vous pouvez obtenir un prix d’ensemble pour la salle et le repas de vos convives.