8 étapes pour réussir l’organisation d’un événement professionnel
L’organisation d’un événement professionnel est un engagement qui met en jeu votre créativité et votre professionnalisme. Une bonne organisation peut vous apporter des éloges, tandis qu’une mauvaise pourrait nuire à votre image personnelle. Afin d’organiser votre événement tel un professionnel, suivez ces différentes étapes.
1) Définir l’objectif de l’événement
La stratégie d’organisation d’un événement dépend principalement de l’objectif visé. L’organisation est différente pour un séminaire où il n’y aura que vous et vos collègues que pour une présentation à laquelle assisteront les partenaires et les clients de l’entreprise.
Le fait de mettre au clair l’objectif de l’événement vous permettra d’avoir une ligne de repère pour l’organisation et de formuler plus facilement le thème de l’événement.
Quel est le but de l’événement ?
-
Accroître la notoriété de l’entreprise ?
-
Améliorer la relation entre le personnel de l’entreprise ?
-
Présenter de nouveaux projets aux investisseurs potentiels ?
-
Lancer un nouveau produit ?
-
…
2) Identifier le public cible
Le public est un élément clé dans la réussite d’un événement professionnel. Il est important qu’il réponde positivement à l’appel et qu’il participe volontairement aux animations. Connaissez bien votre public cible avant de penser au lieu, au budget, aux sujets à aborder, etc.
Qui est votre audience ? Combien ils seront ? Comment les inciter à assister à l’événement ? Qu’est-ce que l’événement leur apportera ? … Ce sont des questions qui valent la peine d’être posées avant d’entamer les préparatifs.
3) Choisir la bonne date
Le choix de la date doit être effectué en tenant compte de la disponibilité du public cible. La date doit convenir à la majorité des participants. Évitez d’organiser un événement professionnel pendant les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les lundis… Veillez également à ce que votre événement ne tombe pas à la même date que celui de vos concurrents.
La durée de la manifestation doit aussi être définie à l’avance. N’hésitez pas à étaler l’événement sur plusieurs jours si nécessaire. Cela permettra aux intervenants de discuter de nombreux et de divers sujets.
4) Définir le budget
Il n’est pas aisé de définir le budget adapté à l’événement, surtout si l’on ne dispose pas d’assez d’expérience. Afin de vous aider, listez les éventuelles dépenses en vous référant aux différentes activités que vous prévoyez d’organiser. Notez en premier lieu la location de salle, puis le transport des invités, l’achat ou la location de matériel de présentation (si ce n’est pas fourni par la société), le buffet…
Faites un comparatif des devis proposés par les prestataires pour faire des économies. Par ailleurs, prévoyez toujours une marge pour les imprévus.
5) Choisir le lieu idéal
Le choix du lieu dépendra de la nature de l’événement, du type de public et de leur effectif, ainsi que du budget alloué. De quel type de lieu avez-vous besoin ? Une salle de réception ? Un amphithéâtre ? Un parc d’expositions ?… Le lieu d’organisation ne doit pas être trop éloigné des villes afin que les participants puissent s’y rendre en peu de temps. Notez également l’existence d’un parking sur le lieu.
6) Faire un rétroplanning
Après avoir décidé des activités et du lieu de l’événement, recontactez les responsables pour vous assurer de leur disponibilité (responsable salle, traiteur, chauffeur, etc.). Un rétroplanning est nécessaire, surtout pour fixer le budget et suivre l’avancement du projet d’organisation.
7) Constituer une équipe
Bien que vous soyez organisés, il vous sera de grande aide de solliciter des renforts. Constituez une équipe avec quelques-uns de vos collègues… Les postes à pourvoir sont :
-
Hôtesses,
-
Serveurs,
-
Responsable sonorisation
-
Animateurs de stands…
Faites une répétition des scènes avec votre équipe deux jours avant le jour J. Assurez-vous qu’ils se rappellent bien de leurs missions, et surtout qu’ils soient ponctuels.
8) Faire des publicités sur l’événement
Il existe de nombreuses manières de communiquer un événement, voici quelques exemples :
-
La technique du bouche à oreille,
-
La publicité sur internet,
-
La distribution d’affiches publicitaires,
-
Le passage des annonces sur les multimédias…
En résumé, l’organisation d’un événement professionnel ne doit pas se faire à la hâte. Prenez le temps d’étudier tous les éléments clés de l’événement (l’objectif et le thème, le public, le lieu, etc.). Prévoyez un budget avec une marge pour les imprévus. L’avant-veille de l’événement, rappelez toutes les personnes à qui vous avez confié des responsabilités pour vous assurer de leur disponibilité.
Pour vos événements à Puy-l’Évêque et alentour, l’Hôtel-Restaurant HENRY met à votre disposition une salle spacieuse et vous propose son service de traiteur et de décorateur.
